ارگان های اداری، شرکت ها و مؤسسات اغلب اسناد رسمی، اخبار، اطلاعیه ها و اطلاعیه ها را به صورت داخلی و خارجی صادر می کنند. قبلاً چاپ و چسبانده می شدند، با نقدینگی ضعیف، تأثیر کم و مخاطب محدود.
با دفتر بدون کاغذ، این اطلاعات را می توان از طریق رایانه و شبکه به رایانه های کارکنان یا کارمندان آنها منتقل کرد. در حال حاضر فکس های شرکت ها دستگاه های فکس سنتی هستند. هزینه کاغذ، جوهر، برق، تعمیر و نگهداری ماشین آلات و زمان کارکنان همه هزینه های شرکت هاست. جامعه در حال پیشرفت، نوآور و همسو با روند است. محصولات عملی جریان اصلی جامعه هستند. استفاده از سیستم مدیریت فکس بدون کاغذ به ترند جامعه تبدیل شده است. شرکت های مختلف به فکس های الکترونیکی متفاوتی نیاز دارند. از جمله: فکس شبکه، سرور فکس 4gfax و فکس الکترونیکی.
